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中国.麦田计划各地财务管理(试行)条例 第一章 总则
第一条 为了规范麦田计划的财务行为，加强财务管理，根据实际情况，特制定本制度，由××年×月×日开始实施，由财务部负责制定及修改，由理事会审批通过执行。
第二条 凡属中国.麦田计划已成立或待成立分社的地区、未成立分社但已开展或待开展活动、涉及活动费用的地区均需按照此财务管理条例进行财务管理。
第二章 财务人员基本要求
第三条 凡适合此条例的地区，需推荐一名专门的财务人员，此财务人员不能由地区负责人担任，财务人员要接受麦田计划财务部统一培训，并严格执行该管理条例及自觉接受各方人士监督。
第四条 财务人员离职前，必须及时通知财务部，并与地区指定的接管人员办清交接手续。具体包括：（1）将本人经手的财务收支整理完毕，并结算出帐户余额；（2）对移交时未尽的事项和应说明的问题予以交代和解释。
第五条 每笔收入和支出必须立即记账，包括记录明细的捐款人和使用明细。应定期或不定期检查现金记账情况并进行账实核对。
第六条 每月10日之前向财务部及分社负责人汇报上月收、支账目，并发到麦田分社财务公开版。
第七条 每月20日之前收齐上月的使用凭证（收据及发票），由负责人签字。每季度结束打印一份收支帐表，并把半年凭证的复印件寄给财务部，以备监督检查。
第三章 资金收入的管理
第八条 活动现场不得收取现金，所有收入只能交由财务人员或直接汇入帐号，汇款完毕需通知该地区负责人，任何个人（包括该地区负责人不得以任何理由或形式截留现金（收入）。
第九条 地区现金余额超过5000元时，再有捐赠款项请汇入麦田总帐号；单笔捐赠费在5000元或以上，请把钱先汇入麦田总帐号，遇到活动再行申请拨款。
第十条 财务人员收到捐赠人汇入消息后，在一周内必须给予对方明确回复，并按照赞助人意愿开据收款收据。
第十一条 不得接受无目的性捐赠。各地区资金收入来源包括：活动捐赠经费、物流捐赠经费、义卖所得、捐赠人指定的购书物款项及总社拨款。 第四章 资金支出的管理
第十二条 一切费用开支必须经过该地区负责人同意，并在取得支出凭证后由分社负责人签字（或五人小组共同签字），注明同意的日期。
第十三条 使用捐赠款必须严格遵照捐赠人意愿，并在使用后保留支出凭证（发票、收据），如无，需由收款方填写一张使用说明，由分社负责人，使用人，财务管理员共同签字证明。
第十四条 每笔按照捐赠人意愿使用的捐赠资金支出情况，财务人员需在两周内反馈给捐赠人详细使用情况说明，并按照捐赠人的意愿，出示使用证明的收据发票等凭证。
第十五条 开卡费用及汇款手续费、卡年费等，由各地区自行协商决定是否由地区作为活动经费支出或由负责人个人承担，在提交财务部开卡申请时说明情况，总社财务部不予解决。 第五章 内部控制制度
内部控制制度是各地区工作团队内部各组、各有关工作人员之间，在处理钱款事务过程中相互联系，相互制约的一种管理制度。
第十六条 每个地区涉及钱款事务时，需正式向总社财务部提出开卡申请，提交负责人及财务人员详细个人资料，由财务部审批，同意开卡后按照规定办理。
第十七条 开卡由地区负责人办理（尽量选择工商银行），开卡后卡交由财务人员管理，该地区剩余钱款立即全部转入该帐号，并开通网上银行，网上银行查帐密码由总社财务部统一指定。卡不慎遗失，必须立刻上报总社财务部并公告此事，同时尽快办理补卡。
第十八条 所有现金收支及转帐尽限于财务人员操作，网上银行密码仅地区负责人及总社财务部监督使用，其他人不得接触现金及知晓密码。
第十九条 麦田计划专用财务章由总社财务部统一管理，捐赠人要求出具收据，由地区财务人员发出申请，由总社财务部开出盖章后邮寄，一式两份，财务部留存一份。 第六章 特殊项目资金管理
第二十条 义卖
1）填写申请义卖表，报给财务部进行审批后才可以义卖。
2) 在活动前明确物品义卖价钱及物品数量，并由组织者将参加此次义卖的志愿者分成若干组，每组最少两人，并将物品交给组员，签字确认。各组必须明确钱、物分管。活动结束后，由活动负责人，及总财务人员收集各组义卖资金，并进行钱物核对，如有不符应按照交付时的物品，及收取的现金数，由志愿者自已将缺少的物品用现金补齐。确认好后签字确认，并上报财务部。财务人员将义卖所得收入存入分社、地区开立的银行账户上。义卖活动支出，按照义卖申请表上说明的用途使用。每月将用款明细上报总社财务部，直到义卖款余额为零。
在活动中，如有志愿者临时有事退出，请于负责人及总财务联系，按排好人员顶替，并将物钱由顶替人核对无误，退出人员方可离开
附表如下：
组次 收到物品数量 组员签字 收回义卖款 收回物品数量
总财务及负责人签字 合计
第二十一条 资助款发放
1、麦田计划会在每学期开学时进行资助款的发放，并不定期进行助学金发放（根据开学后资助孩子的情况来定，如果开学没有到一半时间资助的孩子确定为这个学期被资助，及时整理资料准备资助款的发放。如果开学时间已经超过一半时间资助的孩子资助日期为下个学期。）
2、资助款发放前，由助学部负责人提供此次资助款发放的发放表和发放总额，报由财务部，财务部门进行审核，审核后报由理事会进行批示（此项工作不的超过5个工作日）。
3、确定好资助款拨放时间及时通知助学部负责人，由助学部通知各资助点财务负责人，注意查询收款。
4、与此同时各资助点拟订资助款发放计划，确定时间，公布在麦田计划青苗版，邀请有时间的麦民共同去发放资助款。
5、各资助点根据资助孩子名单让孩子给资助人写信，在资助款发放时检查孩子写信情况，资助款发放完后由各资助点负责人把信件统一由邮局邮寄给资助人，或助学部通信组。
6、资助款须在当地志愿者，资助生所在学校老师等相关人员的共同监督下进行发放，并进行现场拍照，事后把发放情况发帖到麦田资助版。学生领款时在发放表上签字或按手印，并在麦田计划资助款发放收剧上签字，发放完毕后要求学校在发放表上盖上校方公章。具体表格和收据在发放前由助学部负责制作，并同时提供资助人联系方式信息表，与资助款同时发给各对应的资助生。
7、麦田计划资助款以全额方式发放至受助学生，学生领款时须与监护人同时在场，若监护人行动不便或其它情况不便到场，则可由受助学生的其他成年并有民事行为能力的亲友陪同领取。若受助学生不再继续学业，则取消该学生助学金，并通知助学部（助学部各地方联络人）。在助学部志愿者与捐助人沟通后，通知资助点负责人该笔助学金具体处理方法，任何人员不得擅自决定。
8、发放资助款时，须同时收集受助学生照片，以便资助人需要。
9、资助款发放完毕，一个月内把资助款发放表和收据邮寄给财务部负责人进行核对检查，各资助点保留复印件。并整理失学名单交助学部和财务部各一份，交财务部时需要将多余（或缺少）资助款额总计出来，当和财务部核对过帐目后，多余的及时退还麦田总帐，缺少的麦田及时归还分社。 第二十二条 总社拨款
1，首先把需要报销的费用金额申报到财务部门
2，同时提供和金额相应的明细单
3，财务审核完毕后把金额和用途报给理事会
4，理事会审批后如同意报销转告财务部
5，财务部通知转帐
6，报销单据在一个月内寄到财务部负责人处。
7，报销单据的要求：尽量要求收款方出具发票，如既没有发票也没有收据的情况，由款项支出人写一份文字说明，并有一到两个证明人签字证明。 第二十三条 资金募集
任何人和分社不得在麦田发布私人帐号募集资金，如实在有需要按程序跟总社财务沟通商量募集程序。麦田原则：采用同一帐号进行收款。
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发表于 2008-3-21 14:16
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