【会议记录】麦田计划12周年筹备工作会议

麦田秘书处

麦田计划12周年筹备第一次会议

会议时间：2017年5月3日  20:30-22:00

会议地点：微信群

会议主持：扬中悠然

参会人员：扬中悠然、翠湖、冰女、冬雪佳芸、种子、北北、开开、小白、owen、猫猫、欧阳、废废、拾荒、浪情

会议目的：

1、年会各环节负责人进行对接

2、明确年会需要做的准备工作

会议记录：

一、 种子介绍年会的大方向

1、 年会主要内容由总社确定及组织；

2、 年会晚会总社定基调，颁奖占比重，节目稍有压缩；

3、 16-18日总社安排的内容：乐淘、召集人会议、公益论坛、志愿者大会、颁奖晚会、奇葩说；

4、 18日中午理事会需要无锡团队协作；

5、 秘书处总协调：悠然，协助：翠湖。

二、 报名及接待（负责人：废废）

1、 确定报名时间：5月5日-25日；

2、 倡导自助精神，出详细交通指引帖，麦友自行到达酒店；

3、 接待工作细化：

三、 召集人会议（负责人：翠湖、会务组）

1、 人数：约70人

四、 乐淘（负责人：冬雪、会务组）

1、 时间安排：16日下午及晚上

2、 招募和报名帖同步发出

五、 志愿者大会（负责人：种子、会务组）

1、 大会主要内容：工作汇报和展望、金色麦客颁奖、团队分享

2、 大会议程（初步）

① 开场：主持人致辞，嘉宾介绍（5分钟）

② 秘书长致辞——种子（5分钟）

③ 年度工作汇报——开开（20分钟）

④ 中国山区的变化及麦田未来的发展方向——莫凡（20分钟）

⑤ 金色麦客颁奖（30分钟）

⑥ 麦苗班项目分享串词——小兰（5分钟）

⑦ 麦苗班课程设计与实施分享——啦子（20分钟）

⑧ 乡土课程项目分享串词——豌豆（5分钟）

⑨ 乡土课程项目分享——

⑩ 一线团队资源整合经验分享-古云子

六、 颁奖晚会（负责人：开开、小阿福、欧阳）

1、颁奖晚会，以颁奖为核心，节目为辅助。

2、总时长2.5小时，7点入场，7点半开始，10点结束。

3、节目时长约1小时，7个节目左右。颁奖时长约1.5小时。

4、总负责：开开

分块内容		分块负责人	备注
节目		无锡	确认无锡对接人；
颁奖		开开
场控	节目相关	无锡	现场音乐、服装、背景视频/海报、PPT、物料等
	颁奖相关	开开
	全场	待定	全程拍摄、空间、布场、物料、入场、收场等

由无锡分块负责的事宜，每次筹备会或按照时间节点汇总沟通。

5、关于节目的想法：

1) 类型多样均衡：演唱、舞蹈、小品/话剧、朗诵等

2) 节目兼顾：欢乐笑点and感动泪水

3) 尽量都是麦友表演，不请外面的机构或舞团

4) 两个确定的节目：全职表演（形式待定）；佛山合唱团项目孩子合唱（建议加上无锡项目的孩子一起，作为开场节目）

5) 建议：无锡演说家项目可以出一个节目；无锡团队出一个节目

6、关于主持人想法：

1) 要求都是麦友

2) （听Owen说）男1女1，小女孩1小男孩1，想法很赞，但有一点担忧，小朋友较难把控，是否需要参与全程主持。

7、其他说明

1) 期待今晚确定无锡晚会对接人（节目和场控是否同一个人）；

2) 细节与对接人私下沟通；

3) 时间推进表在第一轮私下沟通结束后产出。

七、 奇葩说（负责人：开开、会务组）

1、 工作涉及内容：

2、 需求：场地、现场键盘老师、物料

八、 冷餐会

1、 时间安排：中午

2、 目的：自由交流

九、 公益论坛（负责人：北北、会务组）

1、 形式：主题演讲+问答

2、 5月15日定主题，根据主题邀请2-3名嘉宾。

其他：

彩虹口袋画作展出（负责：尘烟、owen）

会议后续：

1、5月5日前确认冷餐预算、会务预算；

2、5月5日发布报名帖（如预算未能确定，推迟报名时间）；

3、5月10日前各环节负责人提交流程和需求表给owen。

麦田秘书处

麦田计划12周年筹备第二次会议

会议时间：2017年5月8日  21:00-22:00

会议地点：微信群

会议主持：扬中悠然

参会人员：扬中悠然、莫凡、浪情、浅白、猫猫、CARMEN、欧阳、翠湖、废废、吴瑛、开开、拾荒、北北、种子

会议目的：

1、 汇报各项工作进度；

2、 明确需求。

会议记录：

一、 关于接待（废废）

1、 麦友报名进行中；

2、 报名结束后根据报名情况召集志愿者。

二、 召集人会议（翠湖）

1、 方式：私董会（4-5场同时进行，以召集人报名情况分组，包房，提前订餐）；

2、 需求：了解餐标、大白纸、便签、笔等。

三、 颁奖晚会（开开）

1、7个节目已定，在排练中；

2、评优资料20号收集完毕，31号左右出各奖项结果；

3、颁奖嘉宾在邀请当中，22号全部确定；

4、颁奖的奖杯、奖状正在询价和设计中；

5、团队入场设计方案22号确定；

四、 奇葩说（开开）

1、 辩手集齐，主持嘉宾队长确定；

2、 下周一在辩手内部开规则及安排说明会；

3、 下一步辩论内容的准备；

4、 准备招商及第二轮预热。

开开需求：

① 提供晚会及奇葩说会场的图纸尺寸；

② 是否能找到现场的键盘手（奇葩说）；

③ 是否能找到孩子在晚会现场弹奏钢琴或吉他，或打鼓？做为颁奖环节的音乐现场演奏；

④ 晚会现场的摄影摄像、灯光音响的设备及操作人确定（3台摄像机多机位全程录像、2-3摄影师走动拍照）。

五、 公益论坛（北北）

四位嘉宾已经全部邀请完毕，已建群。

后续工作：

1、周一做好日程，和嘉宾、owen确认流程；

2、和嘉宾单独沟通发言内容；

3、收集嘉宾ppt；

4、落实嘉宾住宿、出行细节信息；

5、老莫、种子的发言内容落实。

关于场地，就是提交的需求表里的需求了，暂时没有变化。

六、 冷餐会（CARMEN）

在邀请报名中。

七、 志愿者大会（种子）

1、 分享人已确认，25日前交PPT；

2、 需要金色麦客名单及资料（对接开开）。

麦田秘书处

麦田计划12周年筹备第三次会议

会议时间：2017年6月3日  20:30-21:20

会议地点：微信群

会议主持：扬中悠然

参会人员：扬中悠然、owen、莫凡、浪情、浅白、猫猫、CARMEN、翠湖、废废、开开、拾荒、北北、种子、燕子、绮颖

会议记录：

一、接待组汇报

报名告一段落，目前37个团队343人报名，约140人需要安排住宿。仍继续接受报名（预计再报名20人左右，空降100人，年会总人数460人左右）。

接下来工作安排

1、 志愿者招募

① 接待组招募15人，节目组招募10人，面向全国志愿者

② 6月4日出帖，截止9日）；

2、 已报名志愿者房间安排

① 6月8日前与酒店确认房间房号、房型等

② 6月9日安排已报名志愿者房间，并与各团队负责人确认

③ 6月10日提交房间资料制作房卡替换卡

3、 三折页内容确定

4、 所有参会物资打包（6月15日前）

接待计划

分两组：签到组、空降组

签到组：酒店大厅接待，统筹1人，志愿者6人， 2人一组（一人签到、一人分发物资），每组负责约15个团队接待。

空降组：一间套房里，酒店大厅做指引。统筹1人，财务2人，分装物资2人，房间安排2人。

二、晚会环节

1、颁奖环节

l 所有奖项结果已确定

l 颁奖顺序、颁奖嘉宾已确定

l 颁奖嘉宾台词、服装更进中

l 颁奖PPT在制作中

l 颁奖音乐未定

l 嘉宾手持卡片未做

l 奖杯已做，已到无锡

l 奖状已做，已请露总安排填写

2、节目环节

l 节目视频只收到2个，其它继续催中

l 节目的服装、化妆要求，等拾荒与团队的沟通结果

l 主持稿未出（计划等节目出场顺序确定后写）

l 节目未审核

需无锡团队确认问题：

① 摄影摄像是否已确定设备及操作人（多角度摄像、两个机动摄影）

回应：摄像目前有一台，摄影已招募一人

② 是否能找到孩子在现场弹奏钢琴或吉他，或打鼓都行，作为颁奖环节的音乐现场演奏

回应：未解决，发动志愿者寻找中

三、奇葩说

l 各辩手辩论内容收齐，下一步完善调整每个人的内容

l 第二轮预热完成：卡司、辩手推介

l 第三场预热进行中：赞助商拍卖

l 开场小短剧，剧本完成，已交由小大负责排练

l 投票工具制作中

l 物料需求已定

需无锡团队确认问题:

桁架6*3m，酒店可以提供还是要租用，费用如何？

回应：需等明天酒店与酒店确认后回复

四、志愿者大会

志愿者大会目前准备情况如下：

1、8位发言嘉宾的PPT目前收到6份，还有2份没有收到。

2、已经完成了金色麦客的视频制作。

3、秘书长致辞（未完成）。

五、公益论坛

公益论坛汇报如下：

1、 已确定和落实所有发言嘉宾；

2、 题目收集到两个，机构和个人简介三个。

后续计划：

1、6月8日前收集完成，并完成会议议程单页的文字交给设计师看是否需要设计一下再打印。

2、ppt限定6月15日最晚提交，从周一开始连环call。参与的非麦田机构均作为嘉宾介绍，具体机构和title6月12日左右和多肉对接。

3、现场使用的ppt6月8日资料完整后10日制作完毕。

4、现场提前一天试播所有ppt确认无误，翻页笔设备ok，音响ok。

六、召集人会议

目前召集人会情况如下：

共有36人报名，已截止报名，已出参与者名单，已建群。分4组，9人一组，四位协作者分别为翠湖、张军、啦子、北北，餐厅场地问题周一与@owen 对接。

会议时间：16日晚上7点到10点，共3小时。会议所需大白纸物资下周处理并制作。

七、冷餐会

1、外部公益组织的介绍安排入冷餐会环节

2、场地需求：圆桌摆放，10人桌

八、公益集市

需确定多少团队参加，需准备多少桌子。